Сдача документов в архив при ликвидации

Согласно п.10 ст.23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле РФ" при ликвидации предприятия или учреждения все документы по личному составу, а также документы, сроки хранения которых не истекли, подлежат обязательной передаче на хранение в Государственный или Муниципальный архив.

К категории документов по личному составу относятся документы, образующиеся в деятельности кадровых служб (приказы по личному составу, личные дела, личные карточки сотрудников и т.п.) и бухгалтерии (лицевые счета по заработной плате). При ликвидации предприятия, для отбора документов, подлежащих передаче на архивное хранение, мы руководствуемся пп. 8.1 разд. 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Подготовка документов перед сдачей в архив в себя включает:

• экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;

• оформление дел;

• описание документов постоянного и долговременного хранения;

• обеспечение их сохранности;

• сдачу документов в архив учреждения.

Примерный перечень документов, подлежащих передаче в архив при ликвидации организации

1. Подпись руководителей организации, либо председателя ликвидационной комиссии;

2. Свидетельство о ликвидации организации;

3. Решение организации о ликвидации;

4. Приказы и / или распоряжения о приеме, увольнении, переводе, установлении должностных окладов, отпусках (если на предприятии использовались профессии на вредном производстве).

5. Трудовые договоры, контракты, соглашения, договоры подряда.

6. Личные карточки формы Т-2 (в том числе временных работников).

7. Личные дела уволенных (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т.д.).

8. Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы. Примечание: при отсутствии лицевых счетов - ведомости на выдачу заработной платы, документы на выдачу пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат.

9. Расшифровка кодов видов начислений заработной платы и удержаний (при начислении кодов в расчетных листках);

10. Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства об образовании и т.д.).

11. Акты о несчастных случаях.

12. Штатные расписания.

13. Журналы учета движения трудовых книжек, списки личного состава, алфавитные книги, другие документы, подтверждающие трудовой стаж, оплату труда, получение образования, имущественные и льготные права, изменение в должности и социально-правовом положении граждан.

14. Табели и наряды работников вредных профессий;

15. Список (Перечень) вредных профессий, определяющих право на льготное пенсионное обеспечение, по возможности с описанием технологических процессов. Примечание: при наличии таковых на предприятии

Вместе с документами в архив передаются:

1. Опись дел по личному составу (согласованная с государственным архивом) в 3 экземплярах + электронный экземпляр;

2. Историческая справка в 1 экземпляре

Оформление документов проводится в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях.