Государственные органы и органы местного самоуправления включаются в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов в обязательном порядке. Источниками комплектования архива выступают также организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.

Негосударственные организации, а также граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании договора

Негосударственные организации, временно хранящие документы Архивного фонда Российской Федерации, относящиеся к федеральной собственности, собственности субъектов Российской Федерации или муниципальной собственности, включаются в списки источников комплектования тех архивов, источниками комплектования которых являлись их предшественники - государственные и муниципальные организации.

Отнесение к источникам комплектования архива производится на основании критериев:

для организаций:

-функционально-целевого назначения организации (для группы организаций,-выполняющих аналогичные функции, используется форма выборочного приема);

-полноты отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций;

для граждан:

-вклад гражданина в развитие науки, культуры и других областей деятельности;

-его роль в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества;

-родственные, дружеские, творческие связи гражданина, место работы,

-занимаемая должность;

-типичность его архивных документов для эпохи (документы "рядовых" граждан);

-состав и содержание собранных гражданином архивных документов.

Памятка

для организаций-источников комплектования

Документы государственного учреждения, организации, предприятия, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации.

Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности организации, в организации создается Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

Положение об ЭК организации разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается руководством организации.

До передачи на государственное хранение документы временно, в пределах, установленных законодательством Российской Федерации, хранятся в организациях.

В организациях для хранения документов и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на хранение создаются архивы.

Положение об архиве организации разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается руководством организации.

Организации обеспечивают архивы необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

Архив организации создается как самостоятельное подразделение, возглавляемое заведующим архивом, либо его функции возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива. Лицо, ответственное за ведение архива, назначается приказом руководителя организации.

В своей работе архив организации руководствуется законодательством Российской Федерации и Волгоградской области об архивах, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства и положением об архиве.

В настоящее время действует Федеральный закон от 22 октября 2004 года№ 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»и закон Волгоградской области от 31 декабря 2009 года № 1981-ОД «Об архивном деле в Волгоградской области»

Для государственных архивов действуют "Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 марта 2015 г. №526 (далее - Правила).

Организация- источник комплектования обязана:

- предоставлять архиву для включения в наблюдательное дело по одному экземпляру всех утверждаемых и согласовываемых ЭПК уполномоченного органа в области архивного дела документов организации, необходимое количество экземпляров копий издаваемых в организации документов, касающихся архива (приказы о назначении зав. архивом или лица, ответственного за архив, должностные инструкции работников, отвечающих за архив, приказы о составе экспертной комиссии и т. п.), предоставлять историческую справку о создании, реорганизациях, структуре и функциях организации;

- обеспечивать сохранность архивных документов, образующихся в процессе ее деятельности, в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;

- осуществлять учет, упорядочение, создание научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда Российской Федерации и документам по личному составу, а также использование архивных документов в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Волгоградской области;

- осуществлять отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда Российской Федерации в государственный архив с соблюдением установленных правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Передача документов на хранение в государственный архив должна происходить в согласованные между архивом и организацией

сроки и оформляться актом приема-передачи (по типовой форме (приложение № 9 к Правилам), предоставленной государственным архивом);

- готовить и представлять в государственный архив в согласованные между архивом и организацией сроки:

- на утверждение ЭПК уполномоченного органа субъекта федерации:

- описи дел постоянного хранения в 4-х экз. (не позднее, чем через два года после истечения делопроизводственного года);

- на согласование ЭПК уполномоченного органа:

- описи дел по личному составу в 3-х экз. (не позднее, чем через два года после истечения делопроизводственного года);

- акты об утрате документов постоянного хранения и по личному составу;

- акты о не обнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;

- акты о неисправимых повреждениях документов;

- номенклатуру дел, образующихся в деятельности организации;

- проект инструкции по делопроизводству;

- проекты положений об архиве и экспертной комиссии организации;

- ежегодно представлять вархив сведения об объеме документов Архивного фонда Российской Федерации и по личному составу, хранящихся в организации (паспорт архива по типовой форме (приложение № 4 к Регламенту государственного учета документов), предоставленной государственным архивом;

- не позднее, чем за 10 (десять) дней письменно уведомлять государственный архив об изменении адреса, переименовании, реорганизации, ликвидации организации, об изменении места хранения документов, иных данных и реквизитов.

Государственный архив обязан:

- Принимать на хранение документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в процессе деятельности организации после истечения установленных законодательством сроков временного, до передачи на государственное хранение, хранения документов Архивного фонда в организации (согласно ст. 22 ФЗ-125 для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации - 10 лет);

-Обеспечивать сохранность, учет и использование переданных организацией документов согласно требованиям законодательства Российской Федерации;

-Обеспечивать выдачу организации во временное пользование дел, переданных ею на постоянное хранение;

- Оказывать организации необходимую методическую и практическую помощь по вопросам архивного дела и делопроизводства, в повышении квалификации сотрудников организации, отвечающих за работу архива и организацию делопроизводства.

СПИСОК

организаций - источников комплектования архивного сектора

МКУК «МЦКК и А» Чернышковскогомуниципального района